企業紹介
さくら行政書士事務所様
2014年に代表の上原裕美先生が創業、障害者福祉業と建設業に特化した行政書士事務所。
上原先生ご自身も障害者福祉事業を経営しており、千早赤阪村・河内長野エリアに5つの事業所を展開する実業家としても活躍中。
事務所には8名のスタッフを擁し、許認可業務にとどまらず、事業運営や経営コンサルティングの領域にまで踏み込んだ実践的なサポートを提供し、多くの事業者様から厚い信頼を集めている。
依頼の背景
従業員の増加が見込まれる中で、早急に仕組み化に取り組まなければ業務が複雑化し、対応が困難になるのでは？との課題を抱えていた。
代表自ら様々なツールを試したが、士業事務所という業種特有の要件や、従業員の多くがITに不慣れであるという事情から、最適な運用方法の選定に至る事ができなかった。
そのような状況の中で德留にご相談をいただき、ご提案した仕組み化が「このメンバーで実際に運用できるベストな方法である」とご評価いただき、今回のご依頼につながった。
支援内容
①現状把握・課題発見
【提供内容】
上原先生に現状の課題と上原先生のITスキル、従業員さんのITリテラシーを丁寧にヒアリングし、現状を細かく把握しながら課題に優先順位をつけていくところから始めました。
また、何を試してどのツールのどの部分が合わないと感じたのか等を分析していくことで、どの程度の手順なら従業員さん全員が運用可能で、また、上原先生が管理可能なのかを見極めました。
解決したい課題の最も優先順位が高いものが従業員さんのスケジュール管理及びタスク管理であったことや、運用の利便性、即時性を総合的に判断した結果、Google Workspaceの導入を行うことにしました。
【お客様の声】
私自身は以前PCインストラクターだったこともあり、ITツールに抵抗は無く、SlackやNotion、LINE WORKS等、良いと聞いたものは自分で一通り触ってみたが、どんなツールも使えば使うほど、「今いる従業員さんに日常的に使いこなしてもらう」のは難しいのでは無いかと感じていました。
導入しても使えなければ意味がないし、最初に躓いてしまうと次のチャレンジは拒絶反応が出てもっと難しくなることは容易に想像できたので、ツール選びはとても慎重になっていましたが、德留さんがそれぞれのツールの一長一短を事例と共にとても簡単に説明してくれたことでこれは難しそう、これは出来そう、と実際の業務をイメージしながらしっかり取捨選択することが出来ました。
②業務管理フロー構築
【提供内容】
最も早急に対応すべき課題であった従業員のスケジュール管理と案件管理について、全員が負担なく利用でき、従来よりも少ない工数で効率的に運用できる仕組みを構築しました。
これまで、紙に書いて社内に掲示することで管理していた全体スケジュールがいつでも好きな時に確認できるようになり、また、常に最新の情報にアクセス出来るようになったことで、スケジュール確認や調整に要していた時間が不要となり、日々の管理業務にかかる時間が大幅に削減され、従業員の皆さまは本来の業務に集中できるようになりました。
さらに、上原先生ご自身がアカウントの運用管理をスムーズに行えるよう専用フローを設計し、アカウント管理表を納品しました。
管理者と現場担当者の両方に適した仕組みを同時に整備することで、従来発生していた「管理と現場のズレ」が解消され、組織全体での情報共有が格段に円滑になりました。
また、導入後すぐに全員が使いこなせることを重視し、マニュアル不要で操作できるシンプルな設計を採用しました。
Googleの直感的な操作性を最大限に活かすことで、現場に即した「使い続けられる仕組み」が定着し、長期的な業務効率化と定着効果が実現しました。
【お客様の声】
元PCインストラクターと言っても10年以上も前の話で今のツールには疎くなってしまっている自覚があり、自分でデータ管理しなければならない事についての不安もありましたが、負担なく管理していくために必要な仕組みも構築してくれたので、安心して任せることができました。
設定がどんどんされていく中で、「あぁ、あとでこれまとめないとな・・・」と思って眺めていたら、設定終了後には設定内容が全て記載されていた管理表を渡され、その管理表を使って今後どのようにアカウント管理をしていけば良いのかについてもレクチャーしてくれ、「どうしていきたいか？」という質問についての回答をしたら後は全て任せるだけで全部終わっていました。
しかも、その日の内に問題なく新しいルールで業務を回すことができ、こんなことならもっと早く依頼しておけばよかったです笑
③Google活用社内研修
【提供内容】
構築した管理フローを確実に定着させるため、Google Workspaceに搭載されている各ツールの基本的な機能や活用方法を解説し、それらを実際の業務でどのように連携させて使えるのかをデモンストレーションを交えて研修を実施しました。
研修では、従業員の皆さまに実際に手を動かしていただき、「自分でも使える」という実感を得られることに重点を置きました。また、単なる機能説明にとどまらず、「導入されることで業務がどのように便利になるのか」を実務に沿った事例を交えて解説することで、参加者の理解が一層深まりました。
その結果、研修の後半には「こういう場合はどう使えばよいか？」といった具体的な質問が次々と飛び交い、参加者全員が主体的に活用方法を探求する姿勢が見られました。
研修を通じて、Google Workspaceを実務に取り入れることの効果をその場で実感いただき、導入後のスムーズな定着と積極的な活用につながりました。
【お客様の声】
研修では、日常のちょっとした場面にも役立つ活用方法を具体的にイメージできました。例えば、就業後に私用があり「定時になったらすぐに帰りたい」という日には、スケジュールに予定を入れておくだけで「今日は早めに帰るのだな」と周囲に伝わります。これまではわざわざ口頭で伝える必要がありましたが、その手間がなくなり、職場全体が自然に配慮できるようになりました。その一方で、「今日は特に急いでいない」とわかる日には、ちょっとした会話もしやすくなるなど、社内のコミュニケーションがより円滑になったと感じています。
また、これまで口頭や紙で行っていたスケジュール共有が不要になったことで、必要なやり取りにかけられる時間が増え、連携がスムーズになりました。研修中は德留さんが「どんな質問でも大丈夫です」と話しやすい雰囲気をつくってくださり、「こんな初歩的なことを聞いてもいいのかな？」と思う内容も安心して相談できました。そのおかげで、従業員からは「今日からGoogleを使うことに抵抗がなくなった」と喜びの声があがっていました。
さらに、当日使用したレジュメを社内資料としてそのまま活用できたことで、研修を欠席した職員も後日自分で設定を進めることができ、問題なくツールを利用できるようになりました。実務に直結する内容で、社内全体にすぐに浸透させられたことが大きな成果だと感じています。
導入後の変化
これまではスケジュールや案件管理をすべて紙で行っていたため、予定が変更になるたびに結局は本人に口頭で確認しなければならず、日常的に手間がかかっていました。
特に私たちの事務所は女性スタッフ8名で運営しており、急な予定変更も多かったため、紙と口頭だけの管理には限界を感じていました。
今回の仕組みを導入してからは、全員が相手の時間を奪うことなく、常に最新の情報を把握できるようになりました。
その結果、「これまでのやり方がどれほど不便だったか」に気づき、スタッフ一人ひとりの意識も変わり、今では業務への前向きな姿勢が広がっています。
基礎的な運用がしっかりと定着しきったら、次はもう一段上の活用方法についても研修をお願いしたいと考えています。