企業紹介
株式会社スタイリッシュホーム 様
神奈川県大和市で創業30年、従業員数40名以上の売買仲介会社。
地域密着で地元のニーズを熟知し、気の利いた提案で実績を積み重ねることでお客様から高い評価を得ている。
依頼の背景
営業社員が毎日PCで日報を書き、そのコピーを紙で社長に提出してから退社する。
社長は翌朝の出社までに全員の日報へ目を通し、一人ひとりへ丁寧なフィードバックを手書きして返す。
社員はその返ってきた紙データの日報をその日の行動指針として活かし、成果を重ねてきた。
しかし、アナログな仕組みながらも強い組織文化と成果を生み出してきた一方で、「時間と紙の負担を減らしながら、この良い日報システムをDX化できないか」という課題意識も生まれ始めていた中で、これまで培ってきたテイストを大切にしながら、業務をよりスムーズにできる方法を探るべく、流導にご相談をいただきました。
支援内容
①現状把握・業務フロー構築支援
【提供内容】
店舗訪問とオンラインMTGの2軸を使い、この日報の中で大切にしたいことは何か、どんな役割があって、どういう流れでそれぞれの立場の人が関わっているのかについて、丁寧にヒアリングを進めながら、日報業務フローを細かく細分化し、形を変えずに守るべき部分と、形が変わっても影響が無い部分を丁寧に切り分け、全員が無理無く継続できる方法にするべく、業務フローを再構築いたしました。
具体的には、社員全員が日報をスプレッドシートで提出すると、社長のiPadの設定したフォルダに自動で格納され、社長はそのシートに対してペンシルでフィードバックを記入して返信ボタンを押すと、それぞれの社員のフォルダにPDFデータとして日報が返信され、さらにスマホで外出先からも閲覧や記入、提出ができるという流れにしました。
【お客様の声】
日報をデジタル化するにあたっての一番の阻害要因は自分になるであろう（超アナログのため）自覚はあったのですが、 そんな中で木村さんから、社長は基本的に今のままで、文字入力もキーボードを使わないで、iPadを新しく買うだけで良いと言われたことで、流導さんにお任せすれば間違いないと確信に変わりました。
②スプレッドシート構築
【提供内容】
紙ベースで運用していた日報を、スプレッドシート形式のテンプレートとして再構築しました。
社員が各自のシートに入力した日報は、ボタン一つで自動的に社長フォルダへ集約される仕組みです。
また、社長がiPadで記入したフィードバック付きの日報は、PDF形式で自動保存され、ファイル名もルールに沿って整えられたうえで、該当社員のフォルダへ自動配信されるよう設定しました。
さらに、社長のコメント付き日報を翌日の日報に反映させる設計とすることで、「日報が翌日の行動指針になる」仕組みを実現しました。
【お客様の声】
これまで当たり前に使っていた紙の日報をデジタル化するにあたり、業務の流れをどのように反映すべきか説明が難しい部分もありました。
しかし、仮設計されたスプレッドシートを実際に運用してみることで、店舗ごとの使い方の違いや翌日への反映方法など、具体的な課題が明確になりました。
その都度、修正と改善を重ねていただき、最終的には現場の運用にしっかり合った仕組みに仕上げていただきました。
また、全社員向けの操作説明会や仮運用期間を設けていただいたことで、デジタル移行も非常にスムーズに進めることができました。
導入後の変化
これまで顧客管理や営業管理をシステム化していく中で最も難しいと感じていた日報業務のデジタル化が実現した。
紙の使用量と経費が大幅に削減されたほか、社員はどこからでも日報を作成・提出できるようになり、出社や提出のための時間的負担が大きく減少。
また、社長も全社員分の日報を会社で深夜や休日に確認する必要がなくなり、業務効率と働き方の両面で成果に繋がった。
今、さらなるDXでテンプレート型のアップデートのご依頼をいただき構築中です。